Đây là video mà bạn có thể sử dụng để làm theo các bước một cách dễ dàng:
Từ lâu, email đã là một phần của giao tiếp và nó sẽ không sớm biến mất. Ứng dụng thư như Gmail là một trong những ứng dụng phổ biến nhất. Mặc dù gửi email rất dễ dàng, nhưng đôi khi nó có thể tốn thời gian và không hiệu quả. Ngoài ra, đối với các ngành như chăm sóc sức khỏe, nơi bảo mật giữa bệnh nhân và bác sĩ là điều cần thiết, điều quan trọng là phải biết rằng Gmail có thể tuân thủ HIPAA , nhưng chỉ vì nó khả thi, không có nghĩa là nó lý tưởng.
Dữ liệu của Mckinsey chỉ ra rằng một công nhân trung bình dành hơn 11 giờ mỗi tuần cho email hoặc 28% trong tuần làm việc của họ. Từ đó, rõ ràng email đóng một vai trò quan trọng trong giao tiếp kinh doanh.
Đôi khi, việc theo dõi email của bạn có thể khiến bạn bối rối và biết được điều gì cần phản hồi ngay lập tức và điều gì có thể đợi đến cuối tuần. Với bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng Gmail một cách tối đa và tăng năng suất.
5 mẹo hàng đầu của Gmail để cải thiện năng suất
Sử dụng Mẫu trong Gmail để tiết kiệm thời gian và công sức.
Bạn có thể gửi đi gửi lại cùng một email hoặc thực hiện một số chỉnh sửa nhỏ mỗi lần. Thay vì viết nhiều lần các email giống nhau, bạn có thể tiết kiệm thời gian bằng cách tạo các mẫu email khác nhau.
Để kích hoạt tính năng này, hãy chuyển đến cài đặt Gmail, nhấp vào phần Nâng cao, bật tùy chọn mẫu và nhấp vào Lưu thay đổi.
Khi bạn soạn thảo một email mới, bạn có thể nhấp vào ba dấu chấm dọc, chọn Mẫu và Nhấp vào tùy chọn bản nháp làm mẫu. Thao tác này sẽ chèn một phản hồi soạn trước mà bạn có thể chọn từ các mẫu thay vì viết đi viết lại toàn bộ email.
Bạn có thể sử dụng điều này khi gửi phản hồi cho khách hàng hoặc nếu bạn muốn gửi câu hỏi phỏng vấn, v.v.
Lên lịch gửi Email của bạn vào ngày sau đó
Bây giờ bạn có thể tự động gửi email vào một thời điểm hoặc ngày cụ thể trong tương lai. Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách nhấp vào mũi tên hướng xuống bên cạnh nút gửi.
Để cho bạn thấy nó hoạt động như thế nào, đây là bản demo! Hãy viết một email cho một nhân viên gửi email vào một ngày trong tương lai.
Như bạn có thể thấy, tôi đang soạn một email để đặt chỗ chúc mừng một nhân viên nhân một dịp đặc biệt.
Bây giờ hãy nhấp vào mũi tên hướng xuống bên cạnh nút Gửi.
Sử dụng công cụ chọn ngày, tôi sẽ chọn ngày và giờ để gửi email này và sau đó nhấp vào Lập lịch gửi.
Điều này có lợi khi bạn gửi tin nhắn chúc mừng vào những dịp đặc biệt như sinh nhật, ngày lễ, v.v. Bạn có thể gửi các email tiếp theo để nhắc việc thanh toán, xác nhận lịch hẹn sử dụng dịch vụ hoặc gửi email vào lúc nửa đêm cho thấy bạn đang làm việc chăm chỉ. Điều cuối cùng, tuy nhiên, không được khuyến khích.
Sử dụng * làm toán tử tìm kiếm
Bạn có thể muốn gửi email đến tác giả của một trang web, nhưng vì một lý do nào đó, bạn không nhớ tên tác giả nhưng lại biết tên miền. Thay vì xem qua từng email, bạn có thể sử dụng toán tử tìm kiếm dấu hoa thị.
Ví dụ: tôi muốn một email từ một trong những đồng nghiệp của tôi tại xyz.com. Tôi sẽ nhập *@ xyz.comvào thanh tìm kiếm của Gmail. Sau đó, bạn có thể dễ dàng tìm thấy tác giả mà bạn muốn liên hệ bằng cách duyệt qua tất cả các email từ miền đó.
Với Tạm ẩn, bạn có thể sử dụng email làm ứng dụng nhắc nhở
Vâng, bạn đã nghe đúng, bạn có thể sử dụng Gmail như một lời nhắc.
Phần lớn chúng ta bắt đầu ngày mới của mình bằng cách đọc và trả lời email, có thể có những email bây giờ không còn quan trọng nhưng có thể đáng để trả lời vào buổi tối hoặc có thể sau hai ngày. Bạn không thể yêu cầu người đó gửi một email khác sau hai ngày, phải không? Điều này sẽ không chuyên nghiệp.
Vì vậy, bạn có thể sử dụng tính năng Báo lại và nhắc nhở bản thân thực hiện các tác vụ nhất định.
Để thực hiện việc này, chỉ cần chuyển đến email bạn muốn báo lại, nhấp vào biểu tượng Báo lại trông giống như một chiếc đồng hồ. Bây giờ hãy chọn ngày và giờ bạn muốn email này quay lại hộp thư đến của mình. Ngay sau khi tôi chọn ngày và giờ, email sẽ biến mất khỏi hộp thư đến và quay trở lại vào thời gian đã định của bạn.
Tạo bộ lọc trong Gmail
Nếu bạn nhận được email từ các miền khác nhau, một số có thể quan trọng và những miền khác có thể không, bạn có thể tạo bộ lọc để giữ các email quan trọng trong hộp thư đến của mình trong khi ẩn phần còn lại.
Ví dụ, ở đây tôi đã nhận được nhiều email từ HARO, một dịch vụ giúp kết nối các phóng viên và tác giả.
Bây giờ có rất nhiều email khác nhau họ gửi cho tôi gửi mà không có lợi cho tôi, vì vậy tôi sẽ tạo bộ lọc bằng cách nhấp vào nút bộ lọc ở thanh tìm kiếm phía trên.
Sau đó, Gmail sẽ cung cấp cho bạn một cửa sổ bật lên với một số tùy chọn.
Hãy nhập email của haro vào biểu mẫu. Tôi không muốn những email có từ “Du lịch” trong đó. Đầu tiên tôi sẽ xác nhận xem bộ lọc có hoạt động chính xác hay không bằng cách nhấp vào nút Tìm kiếm.
Như chúng ta có thể thấy, các email được lọc như chúng ta muốn. Bây giờ tôi sẽ quay lại bộ lọc bằng cách nhấp vào tùy chọn toán tử tìm kiếm và nhấp vào nút Tạo bộ lọc. Chọn Bỏ qua hộp kiểm Hộp thư đến, đánh dấu là đã đọc, đánh dấu các cuộc hội thoại tương tự và nhấp vào Tạo bộ lọc.
Sau đó, Gmail sẽ tránh các email từ bộ lọc trong Hộp thư đến.
Tạo nhiều Bí danh Email cho cùng một hộp thư đến
Là một mẹo bổ sung để bạn ở lại đến cuối, bạn có thể tạo Bí danh vô hạn bằng cách sử dụng dấu cộng.
Đây là một tính năng thú vị mà Gmail có. Bạn có thể nhập bất kỳ số hoặc chữ cái nào sau tên email ban đầu của mình bằng cách thêm dấu cộng và Gmail sẽ vẫn nhận dạng đó là id email của bạn.
- your.company@gmail.com
- y.o.u.r.c.o.m.p.a.n.y@gmail.com
- your…company@gmail.com
- công ty của bạn + 123@gmail.com
- yourcompany+urgent@gmail.com
Có thể đăng ký nhiều dịch vụ từ cùng một hộp thư đến, nhưng nhà cung cấp dịch vụ sẽ nhận được các email khác nhau cho mỗi loại.
